采购员必知的采购知识

　　（一）按价格分类

　　1.招标采购2.竞争性谈判采购3.询比议价采购4.公开市场采购

　　（二）按采购主体分类

　　1.个人采购2.组织采购（主体是政府采购和企业采购）

　　（三）按采购方法分类

　　1.传统采购

　　2.科学采购

　　（1）订货点采购（2）MRP采购（3）JIT采购（4）供应链采购（5）电子商务采购

　　谈判不是球赛，更不是战争，在球赛或战争中只有一个赢家，另一个是输家。在成功的谈判里，双方应该都是赢家(双赢),不是一方可能比另一方多赢一些。

　　谈判不是绞死对方：很多采购员都误认为，采购谈判就是“讨价还价”。但其实绝大多数成功的谈判，都是一种买卖双方经过研究、计划和分析，最后达成互相可接受的协议或折中方案。采购合同中条款那么多，如果只纠纷于价格和费用条款，不但容易将谈判搞僵，而且还容易失去更好的结果。

　　所以大多数谈判的结果是落到妥协中，或者落到协作中。供应商不是傻子，他在某项上失去的，肯定还要在另外的项目上找回来的。

　　1．谈判前要有充分的准备

　　知已知彼，百战百胜。采购员必须了解商品知识、品类市场现有价格、品类供需状况、本企业情况，供应商情况、本企业所能接受的价格底线与上限，以及其他谈判的目标。

　　2．只与有权决定的人谈判

　　谈判之前，最好先了解谈判对方的权限。采购人员应尽量避免与无权决定事务的谈判，以免浪费自己的时间，同时也可避免事先将本企业的立场透露对方。

　　3．尽量在本企业办公室谈判

　　采购员应尽量在本企业的业务洽谈室里谈业务。除了提高采购活动的透明度，杜绝个人交易行为之外，最大的目的其实是在帮助采购员创造谈判的优势地位。

　　4．对等原则

　　不要单独与一群供应商的人员谈判，这样对自己不利。也就是说：我方的人数与级别应与对方大致相同。如果对方极想集体谈，先拒绝，再研究对策。

　　5、不要表露对供应商的认可和对商品的兴趣

　　交易开始前，对方的期待值会决定最终的交易条件，所以有经验的采购员，不论遇到多好的商品和价格，都不过度表露内心的看法。让供应商得到一个印象：费九牛二虎力，终于获取了你的一点宝贵的让步！永远不要忘记：在谈判中的每一分钟，要一直持怀疑态度，不要流露与对方合作的兴趣，让供应商感觉在你心中可有可无，这样比较容易获得有利的交易条件。

　　6、放长线钓大鱼

　　采购人员要避免先让对手知道我公司的需要，否则对手会利用此弱点要求采购人员先做出让步。

　　7.必要时转移话题

　　若买卖双方对某一细节争论不休，无法谈判，有经验的采购人员会转移话题。或暂停讨论喝茶，缓和紧张气氛。并寻找新的切入点或更合适的谈判机会

　　8．谈判时要避免破裂，同时不要草率决定

　　有经验的采购人员，不会让谈判完全破裂，否则根本不必谈判，他总会给对方留一点退路，另一方面，采购员须明了，没有达成协议总比勉强达成协议好，免勉强协议可能后患无穷。

　　9．尽量成为一个好的倾听者

　　采购人应尽量倾听供应商的讲话，从他们的言谈及肢体语言之中，可以听出他们优势与缺点，也可以了解他们的谈判立场。

　　10．尽量从对方的立场说话

　　成功的谈判都是在彼此和谐的气氛下进行才可能达成，在相同的交涉条件上，要站在对方的立场上去说明，让对方感到：达成交易的前提是双方都能获得预期的利益。

　　11．以退为进

　　有些事情可能超出采购人员的权限或知识范围，采购人员不应操之过急，不应装出自己有权或了解某事，做出不应作的决定。此时不防以退为进，请示领导或与同事研究弄清事实情况后，再答复或决定也不迟。草率仓促的决定通常都不是很好的决定，智者总是先深思熟虑，再作决定。

　　12．交谈集中在我方强势点（销售量、市场占有率成长等）上

　　告诉对方我公司目前及未来的发展及目标，让供应商对我公司有热忱，有兴趣。不要过多谈及我方弱势点，一个供应商的谈判高手会攻击你的弱点，以消减你的强项。

　　13．以数据事实说话，提高权威性

　　无论什么时候都要以事实为依据。事实主要是指：充分动用准确的数据分析，如销售额分析，市场份额分析，品类表现分析，毛利分析等，进行横向及纵向的比较。

　　14．控制谈判的时间

　　预计的谈判时间一到，就应马上结束谈判离开，让对方紧张，做出更大的让步。可是能的话，把他的竟争对手也约来谈，让你的助理故意进来告诉下一个约谈的对象已经在等待。

　　15．不要误认为50/50最好

　　谈双赢，有些采购人员认为谈判的结果是50/50最好，彼此不伤和气，这是错误的想法。

　　有经验的采购人员总会设法为自己的公司争取最好的条件，然后让对方也得到一点好处，能对他们的公司交代。所以说永远要求那些不可能的事情。对于要谈判的事，要求越离谱越好。说不定和供应商的实际条件比较吻合。

　　一、采购成本降低受到重视的原因

　　由于近年来受到全球金融危机和贸易保护主义的影响，国内笼罩在外贸出口衰退的阴影下，在制造业中有高达百分之六十三点四九的业者认为，市场竞争激烈是经营上所面临最大的困难，其次依序为汇率变动不稳，工资太高，基层劳力不足，市场需求停滞以及管理及技术人才不足。

　　由此可见，企业在面临国际间日益激烈的竞争，产品生产周期逐渐地缩短，消费者的产品需求多样化，以及产品技术层次不断提升的压力下，如何有效的开源节流则成为企业因应变局的有效方法之一。尤其在采购占平均销售金额比重逐渐增加的趋势下，降低采购成本，则是采购人员提供企业附加值最直接的方式。

　　二、降低采购成本的十大手法

　　根据统计全美Fortune公司所使用的成本降低手法，最有效果的前十项如下，由于各手法的执行成效因企业而异，以下十项并无优先顺序可言。

　　1.ValueAnalysis(价值分析，VA)

　　2.ValueEngineering(价值工程，VE)：针对产品或服务的功能加以研究，以最低的生命周期成本，透过剔除、简化、变更、替代等方法，来达成降低成本的目的。价值工程常用于新产品工程设计阶段。而价值分析则是针对现有产品的功能/成本，做系统化的研究与分析，但现今价值分析与价值工程已被视为同一概念使用。价值工程（ValueEngineering简称VE），也称价值分析（ValueAnalysis，简写VA），是指以产品或作业的功能分析为核心，以提高产品或作业的价值为目的，力求以最低寿命周期成本实现产品或作业使用所要求的必要功能的一项有组织的创造性活动，有些人也称其为功能成本分析。价值工程涉及到价值、功能和寿命周期成本等三个基本要素。

　　3.Negotiation（谈判）：谈判是买卖双方为了各自目标，达成彼此认同的协定过程，这也是采购人员应具备的最基本能力。谈判并不只限于价格方面，也适用于某些特定需求时，使用谈判的方式，通常所能期望达到价格降低的幅度约为3~5%。如果希望达成更大的降幅，则需运用价格/成本分析，价值分析与价值工程（VA/VE）等手法。

　　4.TargetCosting（目标成本法）：管理学大师彼得杜拉克（PeterF.Drucker）在企业的五大致命过失（Fivedeadlybusinesssins）一文中提到，企业的第三个致命过失是，定价受成本的驱动（cost-drivenpricing）。大多数美国公司，以及几乎所有的欧洲公司，都是以成本加上利润率来制定产品的价格。然而，他们刚把产品推向市场，便不得不开始削减价格，重新设计那些花费太大的产品，并承担损失，而且，他们常常因为价格不正确，而不得不放弃一种很好的产品。产品的研发应以市场乐意支付的价格为前提，因此必须假设竞争者产品的上市价，然後再来制定公司产品的价格。由于定价受成本驱动的旧思考模式，使得美国民生电子业不复存在：另外，丰田和日产把德国的豪华型轿车挤出了美国市场，便是采用价格引导成本（price-drivencosting）的结果。

　　5.EarlySupplierInvolvement（早期供应商参与，ESI）：这是在产品设计初期，选择让具有移伴关系的供应商参与新产品开发小组。经由早期供应商参与的方式，新产品开发小组对供应商提出性能规格（PerformanceSpecification）的要求，借助供应商的专业知识来达到降低成本的目的。

　　6.LeveragingPurchases（杠杆采购）：各事业单位，或不同部门的需求量，以集中扩大采购量，而增加议价空间的方式为之。避免各自采购，造成组织内不同事业单位，向同一个供应商采购相同零件，却价格不同，但彼此并不知的情形，平白丧失节省采购成本的机会。

　　7.ConsortiumPurchasing（联合采购）：主要发生于非营利事业的采购，如医院、学校等，经由统合各不同采购组织的需求量，以获得较好的数量折扣价格。这也被应用于一般商业活动之中，应运而起的新兴行业有第三者采购（Third-partyPurchasing），专门替那些MRO需求量不大的企业单位服务。

　　8.DesignforPurchase（为便利采购而设计，DFP）：自制与外购（makeorbuy）的策略，在产品的设计阶段，利用协力厂的标准制程与技术，以及使用工业标准零件，方便原物料取得的便利性，如此一来，不仅大大减少了自制所需的技术支援，同时也降低了生产所需的成本。

　　9.CostandPriceAnalysis（价格与成本分析）：这是专业采购的基本工具，了解成本结构的基本要素，对采购者是非常重要的，如果采购不了解所买物品的成本结构，就不能算是了解所买的物品是否为公平合理的价格，同时也会失去许多降低采购成本的机会。

　　10.Standardization（标准化）：实施规格的标准化，为不同的产品专案、夹治具或零件使用共通的设计/规格，或降低订制专案的数目，以规模经济量，达到降低制造成本的目的。但这只是标准化的其中一环，组织应扩大标准化的范围至作业程式，及制程上，以获得更大的效益。

　　三、影响采购成本策略的因素

　　以上的成本降低手法，你应该如何选择适合的，在拟定采购策略的时候，应同时考虑下列几项采购相关的情况。

　　1.所采购产品或服务的型态。

　　2.产品所处的生命周期阶段。

　　3.年需求量与年采购总金额。

　　4.与供应商之间的关系。

　　首先，所采购产品或服务的型态，是属于一次性的采购，或者是持续性的采购。这应是采购最基本的认知，如果采购的型态有所转变，策略也必须跟着作调整，持续性采购对成本分析的要求远高于一次性采购，但一次性采购的金额如果相当庞大，也不可忽视其成本节省的效能。

　　接下来，年需求量与年采购总金额各为多少，这关系到在与供应商议价时，是否能得到较好的议价优势。但采购量又与产品所在其生命周期（ProductLifeCycle）所处的阶段有直接的关系，产品由导入期、成长期到成熟期的过程中，采购量会逐渐放大，直到衰退期出现，采购量才会逐渐缩小。以3C产业为例，非常明显的，产品生命周期有逐渐缩短的趋势。

　　最后，则是与供应商之间的关系，从卖方、传统的供应商、认可的供应商，到与供应商维持移伴关系，进而结为策略联盟，对成本资料的分享方式也不同。如果与供应商的关系普通，一般而言，是比较不容易得到详细的成本机构资料，只有与供应商维持较密切的关系，彼此互信合作时，才有办法做到。

　　四、降低采购成本的策略-依产品生命周期来制定

　　采购专案在其产品生命周期的过程中，可以分为下四个时期，各有其适用的手法。

　　1)导入期（Emergence）：新技术的制样，或产品开发阶段。供应商早期参与、价值分析、目标成本法以及为便利采购而设计都是可以利用的手法。

　　2)成长期（Growth）：新技术正式产品化量产上市，且产品被市场广泛接受。采购可以利用需求量大幅成长的优势，进行杠杆采购获得成效。

　　3)成熟期（Maturity）：生产或技术达到稳定的阶段，产品已稳定的供应到市场上。价值工程、标准化的动作可以更进一步地找出不必要的成本，并做到节省成本的目的。

　　4)衰退期（Decline）：产品或技术即将过时(obsolescence)或将衰退，并有替代产品出现，因为需求量已在缩减之中，此时再大张旗鼓降低采购成本已无多大意义。

　　五、降低采购成本的策略-依采购特性及与供应商之关系来订定

　　采购的特性：常态性，一次性

　　与供应商的关系：

　　杠杆采购

　　策略性采购

　　影响性较小的采购

　　重要计划的采购

　　1）影响性较小的采购（Low-ImpactPurchase）：影响性较小的采购部分，其金额虽然不高，但是，也必须确认所取得的价格与一般市售价格比较，是属于公平合理的价格，采购人员切记，勿让花费在价格分析上的成本高于采购的实际金额。

　　[策略]：采用快速、低成本的价格分析(PriceAnalysis)方法。

　　1.比较分析各供应商报价。

　　2.比较目录或市场价格。

　　3.比较过去的采购价格记录。

　　4.比较类似产品采购的价格。

　　2）杠杆采购（LeveragePurchase）：杠杆采购指的是长期持续性的随机采购，但却不愿意与供应商维持比较密切的合作关系，这可能是对价格的波动特别敏感，或是产品上市的寿命非常短所导致，使得采购不得不随时寻找价格最低的供应商以兹。因此，采购人员需要花费较多时间来进行价格上的分析。

　　[策略]：采用价格分析并以成本分析为辅助工具。

　　1.价值分析(ValueAnalysis)。

　　2.分析供应商提供的成本结构。

　　3.进行成本估算(CostEstimates)。

　　4.计算整体拥有成本（TCO）。

　　3）重要计划的采购（CriticalPurchase）：重要计划的采购包括一次性，或非经常性的花费，通常其采购金额都相当大，如主要机器设备、资讯系统、或厂房设施等。

　　[策略]：采用成本分析为主要方法。

　　计算整体拥有成本

　　分析整个供应链的成本结构。

　　如果重要计划的采购案一旦变成重复性的例行采购，则必须考虑使用策略性采购中所提的方法。

　　4）策略性采购（StrategicPurchase）：策略性采购代表非常重要的持续性采购案，采购人员较希望与供应商建立长期，或许联盟性质的关系。公司应该花较多时间在成本与价格分析上，这是因为所收到的效益会比较大。

　　1.分析供应商伙伴的详细成本资料（Openbooks），并找出可能改善的部分。

　　2.计算整体拥有成本（TCO）。

　　3.分析整个供应链的成本结构。

　　4.使用目标成本法（TargetCosting）。

　　5.让采购或/及供应商早期参与新产品开发（EPI/ESI）。